Projektet, som genomfördes av TH Yrityspalvelut, förbättrade informationshanteringen i samband med renoveringsprojekt. Med hjälp av ett digitalt verktyg kan alla partner hålla sig uppdaterade om tidsplaner, ändringar och kostnader.

Vad sökte man en lösning på?

Inom renoveringsbranschen finns många små och medelstora företag som saknar digitala verktyg för att effektivt administrera flera renoveringsprojekt. Alltför mycket av den tid som skulle kunna användas till produktivt arbete går till avtal och avtalsändringar, schemaläggning av arbetet, kommunikation med kunder och intressentgrupper särskilt i samband med ändringar, eventuella konflikter och dokumentation. Därför försummas ofta kommunikationen och dokumentationen helt eller så är den mycket knapphändig. Parterna har svårt att hålla sig uppdaterade om vad som pågår och varför samt om vad de slutliga kostnaderna kommer att bli.

Mål: enkel och snabb kommunikation

Målet för projektet var en ”whatsapp” för renoveringsprojekt, dvs. en digital plattform som underlättar kommunikationen mellan parterna i ett renoveringsprojekt samtidigt som projektet dokumenteras på ett ändamålsenligt och transparent sätt. Med hjälp av det digitala verktyget kan man i bild och text snabbt informera om hur renoveringsprojektet fortskrider, utan några separata byggplatsmöten, e-postmeddelanden eller telefonsamtal.
 
Renoveringsföretagens och entreprenörernas arbete blir betydligt effektivare när dokumentationen och kommunikationen om flera olika projekt kan skötas på ett enda ställe samtidigt som de olika projekten hålls klart åtskilda. Det behövs alltså inte längre några e-postmeddelanden eller telefonsamtal, där det kan vara svårt att veta vilket projekt det aktuella meddelandet eller samtalet gäller. Man behöver inte skriva några separata rapporter till kunderna när man via tjänsten snabbt och enkelt i bild och text kan visa hur arbetet fortskrider.
 
Även för disponenter, husbolag och fastighetsägare blir det enklare att styra och följa arbetet och att fatta beslut när man snabbt får information om oförutsedda eller överraskande situationer och om de kostnader som dessa orsakar. All kommunikation och alla beslut sparas automatiskt för senare granskning. De gjorda renoveringarna dokumenteras på ett korrekt sätt, och informationen bevaras på ett ställe där man när som helst enkelt kommer åt den.
 
På nationell nivå var målet att avsevärt förbättra produktiviteten i samband med renoveringsarbeten. Tack vare öppenheten minskar också den grå ekonomin och fusket.

Vad gick projektet ut på?

Tillsammans med produktutvecklingspartnern Kompozure Oy utvecklade TH Yrityspalvelut en plattform som koncentrerar projekten till ett enda digitalt verktyg. Verktyget omfattar såväl avtal, schemaläggning, kommunikation, uppföljning och godkännanden som dokumentation under arbetets gång. Avsikten var att låta pilotkunder testa plattformen tillsammans med husbolag och entreprenörer som dessa valt ut i syfte att samla in erfarenheter och respons för det fortsatta arbetet.

När man började testa tjänsten visade emellertid användarresponsen snabbt att tjänsten behövde vidareutvecklas till vissa delar. Tjänsten utökades med dokumentation och kommunikation i offertskedet. När projektet fortskred framgick det också att tjänsten behövde kompletteras med användarrättigheter och vyer på olika nivåer för olika typer av användare. Det extra arbetet innebar fördröjningar, varför man inte som planerat hann börja testa tjänsten under verkliga förhållanden inom projekttiden. Ändringarna var dock nödvändiga med tanke på tjänstens funktion.

Vem drar nytta av projektet?

Renoveringsföretag, entreprenörer och deras underentreprenörer samt kunderna, dvs. disponenterna, husbolagens styrelser och fastighetsägarna drar nytta av projektet. Under projektets nästa skede utarbetas en version av plattformen som blir allmänt tillgänglig och som är till nytta för alla som ska renovera sin bostad.

Vilka resultat gav försöket?

Responsen från samarbetspartnerna liksom de framtida pilotdeltagarnas respons på demoversionerna visade att alla parter ivrigt väntade på att de första renoveringsprojekt som stöds av Whatsapp för renoveringsprojekt ska inledas. Trots att tidsplanen för projektet har överskridits testas tjänsten ännu i samband med ett verkligt renoveringsprojekt, varvid man samlar in erfarenheter och rapporterar om resultaten. Om det visar sig att tjänsten fungerar kommer den att marknadsföras med det kortare och tydliga finska namnet työtilaus.fi.