Hela tio procent av personarbetet inom byggbranschen används på arbetsdokumentering. I projektet utarbetades en tjänst som ska effektivisera den tunga dokumenteringsprocessen och på så sätt minska på byggindustrins kostnader.

Vad sökte man en lösning på?

Den årliga arbetsinsatsen inom byggindustrin uppgår till över 350 000 årsverken. I siffran ingår både husbyggnads- och fastighetsbranschen. Cirka 10 procent av denna arbetsinsats används på att dokumentera arbeten.

Största delen av de nuvarande arbetsmodellerna är tunga och manuella vilket betyder att arbetstid används på att vänta och överföra data inom och mellan företag (och sektorer).

Med effektivare arbetssätt och verksamhetsmodeller kan man åstadkomma mervärde för över 30 000 årsverken inom byggindustrin allena. Det är lika med lönekostnader på över 1 miljard euro per år.

Mål: Att spara tid inom dokumentering med en ny tjänst

Målet för försöksprojektet var att utarbeta ett koncept och ett pilotprojekt för tjänsten DigiLastu. Tjänsten ska rationalisera och underlätta bygg- och fastighetsbranschens dokumenterings- och byggprocesser med hjälp av intelligent processtyrning och moderna verktyg. Den nya modellen ska ge en inbesparing på 80 procent av den arbetstid som i dag används på att samla information och skicka den till olika parter.

Utöver att projektet skulle spara arbetstid skulle det skapa förutsättningar för en datamodell som är maskinläsbar mellan olika gränssnitt och dessutom arkiveringsduglig. Därmed säkerställer den en viss kvalitetsstandard för dokumentationen som levereras till parterna.

I projektet studerade man utmaningarna för olika affärssektorer och kartlade samarbetsparterna för det mer omfattande pilotskedet. Enligt den ursprungliga planen skulle ett pilotprojekt med modellen i produktion ordnas under KiraDigi-projektet, men på grund av det svåra resursläget måste det skjutas upp till början av 2018. Enligt gällande uppfattning kommer pilotprojektet att genomföras under 2018.

Material och lärdomar från de enskilda försöken under experimentprojektet sammanställdes för ett mer omfattande pilotprojekt.

Vilka resultat gav försöket?

Under projektet genomfördes tester för de krav som är viktiga för att modellen ska fungera i ett partnernätverk för byggindustrin. Exempel på sådana krav är att systemet ska fungera bra oavsett webbförbindelserna, det ska ha ett användarvänligt gränssnitt och enkel informationsöverföring mellan organisationer.

Under projektet genomfördes flera mindre försök och planerna för den lösning som ska pilottestas avancerade väl. Dessutom konstaterade man att det valda fokusområdet för pilottestet – nämligen automatiskt dokumentationsflöde mellan företag – möjliggör betydligt effektivare verksamhet än i dag och ger kostnadsbesparingar. Genom att kombinera allt detta med en strukturerad dokumenteringsprocess för en arbetsuppgift eller ett projekt är det möjligt att avsevärt höja kvaliteten på den dokumentation som levereras till kunden.

Genom försöken blev det också klart att kraven på olika arbeten som ska dokumenteras varierar betydligt. Det måste vara möjligt att smidigt justera kraven på dokumentering och ändringarna ska införas hos partnernätverket omgående.

Under projektet skapades med Clojure katalogerna Reitit och Spec-tools som publicerades med öppen källkod. De är programverktyg som underlättar det tekniska genomförandet av experiment som utförs i samarbete med partnerföretagen. Genom att dela verktygen kan aktörerna lättare sprida de resultat som erhålls under projektet och sätta spinn på digitaliseringen inom byggbranschen.

Dessutom kontaktades projektet från internationella aktörer som vill testa det framtagna konceptet i sin affärsverksamhet utanför Finland. Detta stärker uppfattningen att man i projektet har arbetat fram en lösning på ett betydande problem och att tjänsten har potential för internationell framgång.

Vem drar nytta av det här?

Projektet ger nytta till företag inom byggindustrin och till personer som arbetar med arbetsdokumentering inom fastighets- och byggbranschen.