”Yritetään edes leikkiä, että tämä on digihanke”, tuskailtiin etsittäessä KIRA-digin kokeiluhankkeiden rahoitushakuun – ja YM:n järjestelmiin – sopivia sähköisiä lomakkeita valtiokonsernin nurkista elo-syyskuussa 2016.

”Emme taivu käyttämään paperihakua.” Monet valtiolla käytetyt hyvät ja notkeat järjestelmät eivät istuneet omiin järjestelmiimme ja ne jouduttiin siksi hylkäämään. Kiitos kuitenkin avusta, OKM, UM, VNK! Onneksi ELYjen kehittämiskeskuksesta löytyi osaamista ja valmiita palikoita, joilla saatiin pikavauhdilla pystyyn sähköinen kokeiluhankehaku. Ulospäin kaikki näytti about digitaaliselta, joku nörtti oli huomaavinaan jostain pilkottavia paperinnurkkia. Hakemusten saanti arviointiin edellytti ensimmäisellä kierroksella näpertelyä, mutta koko haku- ja arviointiprosessin sai läpi sähköisesti, vasta jakopäätös oli paperilla.

Digisti ja asiakaslähtöisesti toteutettu hankehaku

Olimme lähteneet kirkasotsaisesti siitä, että hakijalta ei kysytä tietoa, joka on jo jossain viranomaisten tietokannoissa, vaan hankimme tiedon itse. Kokeneet rahoituksenhakijat huomasivat eron ja positiivista palautetta tuli selkeästä ja lyhyestä lomakkeesta. Hakijalta edellytettyjen liitteiden ja selvitysten määrä on minimissään = 0. Vero- ja muiden velvoitteiden selvittäminen oli aika pieni virkatyö, kiitos PRH:n sähköisten palveluiden. Pääosin ostimme taustatiedot räyhäkkäästi Tilaajavastuu Oy:ltä. Kustannus oli työaikasäästöön nähden pieni.

Toiselle hakukierrokselle saimme näpertelyn pois: arvioitsijat saivat käyttöönsä mukavan yksinkertaisen webropol-työkalun, johon hankkeiden tiedot oli viety valmiiksi ja linkin vyviin, jossa aineistot olivat. Virkamiehen webropol- ja tilastotaidot olivat käytössä. Hankkeiden kirjoa arvioidessa oli jo digitaalisuuden henkeä ilmassa. KIRA-digin ohjausryhmän rahoitusesitys muuntui samana päivänä allekirjoitetuksi jakopäätökseksi, mikä tuotti tyytyväistä myhäilyä niin julkisen hallinnon kuin kiinteistö- ja rakentamisalankin toimijoissa – hallinnon nappisuoritus viimeistelee hyvän prosessin.

Asetimme tavoitteeksi, että hakujärjestelmästä tulisi saada hakijan antamat tiedot rakenteellisina käytettäväksi suoraan päätösdokumentissa. Se ei ottanut toimiakseen. Päädyimme kolmannelle hakukierrokselle tilaamaan kaupallisen tuotteen, jonka myötä saamme prosessin digitalisoitua hakemuksista arvioinnin kautta kunnolla aina yksittäisiin päätöksiin saakka. Testaamme tätä nyt ja mikäli homma toimii, ehdotamme laajempaa käyttöönottoa

"KIRA-digin ohjausryhmän rahoitusesitys muuntui samana päivänä allekirjoitetuksi jakopäätökseksi, mikä tuotti tyytyväistä myhäilyä niin julkisen hallinnon kuin kiinteistö- ja rakentamisalankin toimijoissa – hallinnon nappisuoritus viimeistelee hyvän prosessin."

Verkossa kaikki ovat samalla viivalla

Ja koska ruokahalu kasvaa syödessä, otimme arviointiin mukaan verkkopitchauksen, lyhyen hankkeen esittelyn ja arvioitsijoille mahdollisuuden esittää kysymyksiä, minkä jälkeen arvioitsijat voivat vaihtaa ajatuksia keskenään ja tarkentaa pisteytystään. Verkossa siksi, että hakijat ovat eri puolilta Suomea ja verkossa ”samalla viivalla”. No, ei tätäkään ole YM:ssä ennen kokeiltu.

KIRA-digin kokeiluhankkeet ovat lähteneet käyntiin ja niissä syntyy varmasti paljon uutta ja ketterää. Samaan aikaan itse prosessi on ollut kokeileva, arvioiva ja muuttuva, uhkarohkeat ja yltiöpäiset aikataulut ovat pitäneet ja tuloksia on saatu. Työ on ollut riemukasta toimintatapojen muuttamista ja itsensä haastamista parhaaseen KIRA-digihenkeen, pienellä näyttämisen halulla ryyditettynä.

Koko KIRA-digitiimin (Teemu Lehtinen, Virve Hokkanen, Minna Perähuhta, Samu Viitanen, Pekka Manninen, Janne Saarikko) puolesta.

Kirjoittaja on ympäristöministeriön erityisasiantuntija ja KIRA-digin ohjausryhmän puheenjohtaja sekä ydintiimin jäsen. Alkuperäinen blogikirjoitus on julkaistu osoitteessa: https://beta.suomidigi.fi/toisin-tekemisen-riemu-digisti-asiakaslahtoista/